Les astuces pour bien choisir un destructeur de documents
130 kilos : la quantité de papiers jetée par chaque collaborateur d’une entreprise française, et ce, chaque année. Si depuis janvier 2018, à partir de 20 collaborateurs, il est obligatoire de mettre en place le tri et la collecte séparée des déchets recyclables au sein de l’entreprise, la gestion des papiers doit être d’autant plus méticuleuse. En effet, une grande quantité de papiers produits ne peut être jetée telle quelle dans la poubelle de tri. Et pour cause, il n’est pas recommandé de laisser à portée de mains certains documents. Pour exemple, les factures contiennent les données bancaires de l’entreprise ou encore les informations des clients, les duplicatas des fiches de paie contiennent eux aussi des informations « sensibles ». Autant d’informations personnelles qui peuvent être récupérées, utilisées voire porter préjudice si elles venaient à être exploitées par un tiers. À l’heure où les astuces pour se prémunir des vols d’identité sont de plus en plus courants, il convient de redoubler de vigilance au sein de l’entreprise et utiliser un destructeur de documents pour broyer les documents contenant des données personnelles. Dès lors, gros plan sur les avantages du destructeur de documents automatique, mais aussi sur les astuces pour le choisir au mieux.
Quels sont les avantages d’un destructeur de documents ?
Un destructeur de documents possède de nombreux avantages tels que le fait de se préserver du piratage, son utilisation revêt bien d’autres atouts pour l’entreprise. Les broyeurs de papiers automatiques permettent de gagner du temps. En effet, il suffit de placer les documents accumulés dans le réceptacle prévu à cet effet et activer la destruction automatique pour que ces derniers soient déchiquetés tout simplement. Outre les minutes précieuses ainsi économisées, les destructeurs de documents disposent de fonctionnalités plus ou moins pointues qui s’adaptent aux besoins de tout à chacun. Il peut notamment s’agir notamment de la fonction « Lock and Go » qui permet de verrouiller le bac de réception, ainsi, la destruction des documents se faisant en toute sécurité il n’est pas indispensable de rester à côté et donc de poursuivre son travail. En parallèle, grâce aux avancées technologiques, exit l’image d’Épinal d’un destructeur de papiers classique, la dernière génération peut aussi détruire d’autres supports à l’image des CD, des DVD ou encore des cartes de crédit. Bref, à l’image des goodies qui sont personnalisables, le destructeur de documents l’est aussi.
Quels critères pour choisir un destructeur de documents ?
La gamme de destructeurs de documents est assez large. En effet, il en existe près d’une centaine de modèles et de versions différentes. Alors pour choisir au mieux celui qui vous convient, laissez-vous guider par la suite.
Destructeur de documents : la coupe
Il existe des modèles de déchiqueteuses qui détruisent les feuilles en « bandelettes » et d’autres, en « confettis » voire en « particules ». Il faut alors choisir l’option la plus sécurisante pour détruire les papiers. En effet, il n’est pas forcément utile d’opter pour un destructeur de documents en « coupe particule » s’il s’agit de détruire des prospectus, mais plutôt d’opter pour ce modèle dans le cas de fiches de paie. Dans tous les cas, plus la coupe sera grossière, plus il sera facile de reconstituer une feuille détruite. Les coupes « croisées » ou « coupes particules » sont alors à privilégier si l’objectif est d’assurer une sécurité maximale à la destruction.
Destructeur de documents : le niveau de sécurité
Dépendamment du domaine d’activité et du niveau de confidentialité des informations contenues dans les supports à détruire, il convient d’opter pour un modèle au niveau de sécurité adéquate. La norme 66399 DIN indique alors le niveau de confidentialité du destructeur de documents. Les niveaux de sécurité vont de « P1 » à « P7 ». Plus le chiffre est élevé, plus les documents seront détruits en fines particules, voire impossibles pour les P6 et P7, employés pour des documents militaires en l’occurrence.
Destructeur de documents : la catégorie
À l’image de la trieuse de courrier, il existe différentes catégories de destructeurs de documents. Il existe ainsi des appareils individuels, des appareils pour une poignée d’utilisateurs, certains pour une quinzaine d’utilisateurs et d’autres pour moins d’une cinquantaine d’utilisateurs. Pour les entreprises de grande taille, il existe aussi des catégories de destructeurs de type industriel. Il suffit alors de définir le nombre d’utilisateurs, mais aussi les lieux de destructions pour établir la ou les catégorie(s) nécessaire(s). Pour exemple, si la destruction se fait dans plusieurs bureaux, mieux vaut opter pour la catégorie individuelle alors que s’il s’agit d’un espace centralisé, mieux vaut s’orienter sur la catégorie industrielle.
Destructeur de documents : les caractéristiques techniques
Outre les critères évoqués ci-dessus, il convient de s’attarder un instant sur les caractéristiques mêmes de la machine. La capacité du bac, la puissance du moteur, l’efficience du bloc de coupe, le nombre de feuilles pouvant être détruites en même temps, les types de médias à détruire, la nuisance sonore générée, la lubrification automatique du bloc de coupe, le système de détection du métal, le système de mise en veille automatique après 8 secondes d’inactivité (ce qui représente une réduction d’émission de CO2), le détecteur d’épaisseur qui rejette automatiquement le papier en surcharge ou encore le chargeur automatique de feuilles notamment, autant d’options à prendre en compte, autant d’options qui assurent une facilité d’utilisation, mais aussi un confort à l’usage. En marge, il convient aussi de s’attarder sur l’empreinte écologique du produit à l’image de la carte de crédit sans oublier la durée et le cadre de la garantie, le délai du service après-vente entre autres.